วิกฤต ออคซานา กัสปารีวิช หัวหน้าแผนกบรรณาธิการและการผลิตของ MIF บอกว่าทีมของเธอสามารถหลีกเลี่ยงการเลิกจ้างพนักงานได้อย่างไร ในช่วง วิกฤต โคโรนาไวรัส ข้อความนี้เผยแพร่เมื่อปีที่แล้ว แต่ตอนนี้มีความเกี่ยวข้องอีกครั้ง หลายคนพูดคุยและเขียนเกี่ยวกับสภาพธุรกิจใหม่ เนื่องจากการล็อกดาวน์ รายละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ของเราในแผนกบรรณาธิการและการผลิต การรวบรวมและรักษางานในช่วงเวลาที่ยากลำบากและสนิทสนมกันอย่างไร
กองบรรณาธิการและการผลิตทำอะไร แผนกของเรามีส่วนร่วมในการสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ตั้งแต่แนวคิดจนถึงการรับหมุนเวียนสำหรับคลังสินค้า การมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการจัดพิมพ์ และการผลิตทั้งหมด ซึ่งรวมถึงสิทธิ์ในการหักบัญชี การพิมพ์ และการผลิตกระดาษ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์และหนังสือเสียง การได้รับคำประกาศและใบรับรอง การปฏิบัติตามผลิตภัณฑ์หนังสือที่มีเอกสารกำกับดูแลและอื่นๆ
กล่าวคือ การสร้างผลิตภัณฑ์ที่พร้อมขายทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ แผนกจ้างผู้จัดการโครงการ บรรณาธิการบริหาร ผู้จัดการการพิมพ์ ผู้กำกับศิลป์ ซึ่งดึงดูดทรัพยากรภายนอก นักแสดงอิสระและผู้รับเหมา เพื่อเตรียมหนังสือสำหรับการพิมพ์ และมีสํานักงานหลังบ้านที่ให้บริการ และดูแลกระบวนการเหล่านี้ เมื่อความไม่แน่นอนปรากฏขึ้นในตลาดเมื่อปลายเดือนมีนาคม และร้านหนังสือและธุรกิจอื่นๆ เริ่มปิดตัวลงเนื่องจากการกักกันที่ถูกบังคับ
การตระหนักว่า เงินจะไม่มาในจำนวนที่เท่ากัน เพื่อลดต้นทุน เราระงับการผลิตงานพิมพ์เพิ่มเติม การดำเนินการเพิ่มเติม แช่แข็งผลิตภัณฑ์ใหม่บางส่วน และส่งคืนคำสั่งซื้อบางส่วนจากโรงพิมพ์ จำเป็นต้องระงับการทำงานของสำนักงานในฐานะศูนย์แลกเปลี่ยนเอกสารรวมทั้งเตือนผู้ทำงานอิสระ เกี่ยวกับความล่าช้าในการชำระเงินที่อาจเกิดขึ้น เช่นเดียวกับคนอื่นๆ รอบๆ เราไม่รู้ว่าพรุ่งนี้จะนำเราไปสู่อะไร
ในแผนกของเรา พนักงานจำนวนมากแทบตกงานเหล่านี้ เป็นบรรณาธิการบริหาร ผู้จัดการการพิมพ์ เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมพิมพ์ เช่นเดียวกับสำนักงานส่วนหลังและงานเอกสาร แน่นอนว่าเราอยู่ในภาวะตื่นตระหนก ความกลัวเกิดขึ้นเพื่ออนาคตของคุณ อนาคตของครอบครัวและบริษัทของคุณ จำเป็นต้องเข้าใจวิธีการใช้ชีวิต และทำงานในสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน
ผลที่ตามมาคืออะไร หากเราตัดสินใจที่จะรอ ผลที่ตามมาอาจเลวร้าย พนักงานจะมีความซ้ำซากจำเจ การหยุดงานในรายชื่อหนังสือทั้งหมดชั่วคราว และเพื่อนร่วมงานของเรามีการดาวน์โหลดไม่เพียงพอ หากเพื่อประหยัดเงินเราหยุดจ่ายเงินให้กับฟรีแลนซ์ เป็นเวลานานโดยสมบูรณ์ จะไม่มีใครเตรียมรายการใหม่ ทั้งหมดนี้จะนำไปสู่การลดตำแหน่ง และการผัดวันประกันพรุ่งของพนักงาน ท้ายที่สุดแล้ว พวกเราทุกคนสามารถเข้ามาแทนที่คนที่ถูกไล่ออกได้
ทุกคนในทีมถามคำถามกับตัวเอง ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยให้ MYTH ล่ม เมื่อเราอธิบายความเสี่ยงและปัญหาทั้งหมดที่เราเผชิญ เราเห็นว่าก่อนอื่น เราจำเป็นต้องค้นหาคำตอบของคำถามสองข้อ วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการโหลดสำหรับเพื่อนร่วมงาน และวิธีลดต้นทุนในการเตรียมหนังสือโดยไม่สูญเสียคุณภาพ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับขั้นตอนเพิ่มเติม และการจัดลำดับความสำคัญของงาน
การตรวจสอบความสามารถของพนักงาน และโครงการที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ที่เพื่อนร่วมงานสามารถโหลดได้ งานเรียงกันเป็นอย่างนี้ เราได้ทำการสำรวจพนักงานทุกคนในแผนกมีความสามารถอะไรบ้างในการเตรียมเลย์เอาต์ดั้งเดิม และขั้นตอนใดที่น่าสนใจกว่าสำหรับพวกเขาที่จะเข้าร่วม เช่น การแปล การแก้ไขวรรณกรรม การแก้ไขทางวิทยาศาสตร์ มีผู้สมัครสายวิทยาศาสตร์ และผู้เชี่ยวชาญในแผนกของเรา การพิสูจน์อักษร เลย์เอาต์ การแก้ไขสี และอื่นๆ
เลย์เอาต์ดั้งเดิมคือไฟล์ของบล็อก หน้าปก และองค์ประกอบอื่นๆ ของหนังสือในอนาคตที่พร้อมสำหรับการพิมพ์ ซึ่งผ่านการฝึกอบรมด้านบรรณาธิการและการจัดพิมพ์ และแต่ละหน้าที่สอดคล้องกับหน้าของหนังสือที่จะพิมพ์ในอนาคต การรวบรวมทางเลือกอื่นในการประหยัดงบประมาณเช่น ใช้การสมัครสมาชิกโฟโต้สต๊อก เพื่อใช้ประกอบภาพประกอบทุกเมื่อที่ทำได้ ไม่ซื้อฟอนต์ใหม่ แต่จำกัดตัวเองให้อยู่ในแค็ตตาล็อกฟอนต์ลิขสิทธิ์ปัจจุบัน
ละทิ้งการซื้อหนังสือใน Amazon หลีกเลี่ยงการพิสูจน์สี ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และเกี่ยวข้องกับผู้กำกับศิลป์ในการวาดตัวอักษร การเลือกฟอนต์ และเลย์เอาต์ของปกธรรมดา การเลือกใช้สำเนาของปกดั้งเดิมมากกว่าการสร้างปกใหม่ตั้งแต่ต้น เป็นต้น การวิเคราะห์ความต้องการการฝึกอบรม การพิจารณาว่าเอกสารการฝึกอบรม และข้อบังคับใดบ้างที่ต้องได้รับการปรับปรุง การได้รับหัวข้อสำหรับชั้นเรียนปริญญาโทสี่ชั้นเรียน ซึ่งเราเตรียมสามชั้นเรียนด้วยตัวเอง
การประเมินปัญหาคอขวดของทรัพยากร ปรากฏว่าพอร์ตโฟลิโอหนังสือเสียง และงานผู้ช่วยเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ซึ่งทรัพยากรของบรรณาธิการ และผู้ช่วยปัจจุบันไม่เพียงพออีกต่อไป การตัดสินใจเปลี่ยนองค์ประกอบของทั้งสองทีมอย่างรวดเร็ว เป็นผลให้เราแจกจ่ายทรัพยากรจำนวนมาก โดยเร็วที่สุด เราได้ส่งมอบงานที่ทำโดยฟรีแลนซ์ ก่อนหน้านี้ให้เพื่อนร่วมงาน
การสร้างกระบวนการโหลดเพื่อนร่วมงานอย่างไร ขั้นแรก เราได้สร้าง Google สเปรดชีต ปริมาณงานของพนักงานในแผนกบรรณาธิการ และการผลิตในช่วงการระบาดใหญ่สำหรับทุกคน ทำให้กระบวนการนี้โปร่งใสและเข้าใจได้ สำหรับพนักงานทุกคน ยกเว้นบรรณาธิการและผู้กำกับศิลป์ เราได้เขียนความสามารถตามโครงการ ได้แก่ พนักงาน ความสามารถ และมอบหมายงานทั่วไปด้วย
เมื่อวางแผนปริมาณงานของบรรณาธิการที่รับผิดชอบ และผู้กำกับศิลป์ เราไปทางอื่น อย่างแรกเลยคือเริ่มจากความสามารถที่จำเป็นในการสร้างเลย์เอาต์ดั้งเดิม ทำให้หานักแสดงได้ง่ายขึ้น สำหรับแต่ละทีมจะมีการนำแผ่นงานแยกออกมาโดยที่พวกเขาบันทึกประเภทของงาน นักแสดง ค่าใช้จ่ายเสมือนจริงของงานที่ทำ การกำหนดเวลาสำหรับการส่งมอบและรับงาน
ผู้นำของแต่ละทีมไม่ได้ตรวจสอบเฉพาะปริมาณงาน และงานเท่านั้น แต่ยังตรวจสอบสถานะทางอารมณ์ของพนักงานด้วย ต้องการทราบว่าไม่มีใครละทิ้งความรับผิดชอบใหม่ๆ ทุกคนเต็มใจช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน ในเวลาเดียวกัน เรากำลังแก้ไขปัญหาอื่นๆ ซึ่งปัญหาหลักคือการตอบสนองต่อสถานการณ์ในตลาด และในบริษัทอย่างรวดเร็ว นี่คือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในงานของเรา
แนะนำกฎขอบฟ้าสำหรับการติดตามสถานะโครงการคือหนึ่งสัปดาห์ มาตรการนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับโครงการต่างๆ เมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง เราได้ปรับแผนการเปิดตัวสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่โดยขึ้นอยู่กับวาระการประชุม โครงการที่ไม่เกี่ยวข้องที่ถูกแช่แข็ง เช่น หนังสือเกี่ยวกับการเดินทาง ขอบฟ้า ธุรกิจสร้างสรรค์และอาชีพที่สร้างสรรค์ ศิลปะ ภาพยนตร์ การคิดด้วยภาพ แฟชั่นและประวัติศาสตร์
สารานุกรมกีฬาสำหรับเด็กที่อุทิศให้กับการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก ราคาแพงในโครงการผลิต เช่น พวกเขาหยุดงานในเกมกระดานส่วนใหญ่ การออกหนังสือดิจิทัลที่เผยแพร่ หากก่อนหน้านี้หนังสืออิเล็กทรอนิกส์จะออกมาพร้อมกับเวอร์ชันกระดาษเสมอ บางรายการใหม่จะออกในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น การเปลี่ยนไปใช้งบประมาณรายเดือนสำหรับเลย์เอาต์ดั้งเดิม ก่อนหน้านี้มีการวางแผนโดยไตรมาส
ตัวอย่างเช่น โดยเฉลี่ยก่อนเกิดโรคระบาด เราจ้างงานประมาณ 500 ถึง 600 ตำแหน่งต่อเดือน พนักงานประมาณ 150 ถึง 200 คน ใน 2 เดือน เราเตรียมงานประมาณ 300 ตำแหน่งด้วยตัวเราเอง มีพนักงานที่เกี่ยวข้อง 30 คน กระบวนการทั้งหมดนี้ ซึ่งฉันได้พูดถึงในบทความนั้น ใช้เวลา 3 ถึง 4 สัปดาห์ นับตั้งแต่ได้รับข้อมูลที่ป้อนเข้าไปจนถึงการใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งมักจะเตรียมกระบวนการระดับนี้เป็นเวลา 2 ถึง 3 เดือน
สรุปแล้วผลลัพธ์เกินความคาดหมายของเรา เราไม่เพียงแต่ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้นเท่านั้น แต่ยังขยายขอบเขตความสามารถของพนักงานของเราอีกด้วย การจัดการบันทึกงาน เรียนรู้ที่จะตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และเปลี่ยนกระบวนการในแผนกที่มีพนักงานมากกว่า 50 คน ในสายงานตั้งแต่แนวคิดของหนังสือจนถึงการมาถึงของการไหลเวียนไปยังคลังสินค้า เพื่อนร่วมงานยังมีโอกาสเติบโตในอาชีพ เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ หรือจดจำสิ่งที่ลืมไป
บทความอื่นๆที่น่าสนใจ : การให้อภัย ผลดีบางประการของการให้อภัยที่แท้จริงและเฉพาะเจาะจง
